CVV de Jodan Boys beheert een website (www.cvvdejodanboys.nl) en maakt gebruik van een aantal applicaties waarmee gegevens worden verwerkt. Als vrijwilliger bent u onderdeel van de Jodan Boys en daarom is het van belang dat ook u de afspraken rondom privacy kent en nakomt.
CVV de Jodan Boys (u dus) verwerkt immers diverse persoonsgegevens . Dit kan gaan om gegevens die via formulieren bij u zijn binnengekomen maar dit kunnen ook gegevens zijn die binnen uw commissie worden uitgewisseld of gebruikt .
CVV de Jodan Boys waarborgt en respecteert de privacy bij de verwerking van deze gegevens en heeft u daarbij nodig. Er is dan ook een privacyverklaring opgesteld. Deze privacyverklaring laat zien hoe CVV de Jodan Boys (en u als vrijwilliger) met gegevens omgaat. Het is goed om daar kennis van te nemen dus.
Heeft u vragen en/of opmerkingen dan horen we dat graag: avg@cvvdejodanboys.nl
Tips en trucs:
- Beperk het gebruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk. Dit geldt voor persoonsgegevens van leden, trainers, leiders, vrijwilligers, bestuurders etc. etc.
- Deel geen persoonsgegevens van leden, leiders, trainers of andere vrijwilligers en personen die voor CVV de Jodan Boys werkzaam zijn. Doe dit niet op papier maar ook niet per mail, whatsapp, in de Cloud of anderszins;
- Als je vanuit hoofde van je (vrijwilligers) taak persoonsgegevens wilt gebruiken of versturen vraag je dan altijd af wat het doel is waarom je de gegevens gaat gebruiken. Vraag jezelf af of de persoonsgegevens in jouw bezit zijn gekomen voor dit specifieke doel. Als dit niet zo is moet je eerst toestemming vragen. Als je twijfelt overleg dan altijd vooraf met avg@cvvdejodanboys.nl;
- Als je vanuit hoofde van je (vrijwilligers) taak toch persoonsgegevens moet verwerken of delen gebruik dan zo min mogelijk persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld geen mailadressen of geboortedatum meesturen als het voor de taak niet nodig is. Overleg in geval van twijfel altijd met avg@cvvdejodanboys.nl;
- Als je vanuit hoofde van je (vrijwilligers) taak persoonsgegevens moet delen doe dit dan altijd veilig. Voeg bijvoorbeeld een wachtwoord toe aan je document. Overleg met avg@cvvdejodanboys.nl als je wilt weten hoe je dit doet;
- Krijg je onverhoopt toch gegevens over personen in je bezit. Waarschuw dan de afzender en bewaar de gegevens niet. Gooi de mail, de Whatsapp en of het document weg;
- Zet bij het verzenden van een mail aan meerdere personen de geadresseerden in de BCC zodat niet onbedoeld mailadressen worden uitgewisseld;
- Sla geen persoonsgegevens op. Denk hierbij aan cloudoplossingen zoals; dropboxen of gedeelde dropboxen, Google Drives of gedeelde Google Drives. Gebruik geen USB-sticks of andere opslagapparaten zoals harddisks of lokale Pc’s en Laptops;
- Maak je toch gebruik van privé devices zoals telefoons, iPads, laptops of Pc’s waarop persoonsgegevens van Jodan Boys staan, beveilig deze dan met een toegangscode en zorg voor een up-to-date virusscanner;
- Moet je uit hoofde van je taak toch gegevens opslaan doe dit dan altijd beveiligd met een wachtwoord;
- Maak geen ongevraagde foto’s van personen, vraag schriftelijk toestemming voor het maken en eventueel publiceren van foto’s. CVV de Jodan Boys heeft een standaard toestemmingsformulier waarmee toestemming gevraagd kan worden. Deze schriftelijke toestemming wordt centraal opgeslagen. Stuur het formulier dan ook naar avg@cvvdejodanboys.nl.