In Blogs

Betaalbaar en bestuurbaar

Door Anton van der Stok

Nog even en we hebben seizoen 2016-2017 er weer opzitten. Achter de bar merken we dit aan afnemende drukte. Na de Nacht van Jodan Boys is het uitbollen tot we eind juni met vakantie gaan. Nog een paar zaterdagen en dan kunnen we de balans opmaken van een mooi seizoen met een stijgende omzet, maar ook met veel personele problemen. Tot enkele jaren geleden konden we de bar bijna geheel draaien met een grote groep vaste vrijwilligers. Leden, ouders en soms familie van leden zorgde voor de zaterdagse bezetting van de bar. Veel vaste clubjes die precies wisten wat er moest gebeuren en zo zorgden voor een vlotte bediening.

Door een toegenomen drukte en tegelijk afnemend aanbod van vrijwilligers hebben we enkele jaren geleden de koers moeten wijzigen. Omdat we er niet meer in slaagden om voldoende vaste vrijwilligers te vinden zijn we onze leden gaan inschakelen. Eerst via teamtaken bij de lagere senioren, twee jaar geleden gevolgd door ons systeem waarbij elk lid twee keer per jaar een taak voor de club moet verrichten. Daarvoor is een webmodule aangeschaft waarmee iedereen zelf kan kiezen wat hij of zij wil doen en op welk moment. Soms lastig, want vooral als je zelf speelt is het moeilijk om ver vooruit te plannen omdat het wedstrijdprogramma pas laat bekend wordt. Dat konden we afgelopen seizoen oplossen door veel teams op het laatste moment in te schakelen, met name Jodan Boys O19-3 en JB 11 hebben daaraan een belangrijke bijdrage geleverd. Komend seizoen hopen we dat te voorkomen door het systeem verder te perfectioneren door per team inschrijf momenten toe te wijzen. Dat zou dan gecombineerd moeten worden met passende speeltijden tijdens thuiswedstrijden. Vanuit het team kan iedereen dan een keuze maken voor een paar momenten en tegelijk werken met een groep bekenden.

De toegenomen inzet van vrijwiligers leidt ook tot andere problemen. Want plotseling hebben we te maken met een grote groep die veel minder goed op de hoogte is van de manier van werken en wat er precies moet gebeuren. In het begin hadden we de groep vaste vrijwilligers die onze leden bij de hand konden nemen, maar nu ook dit aantal daalt, begint het informeren en instrueren van de vrijwilligers het probleem te worden. Een nieuwe uitdaging voor onze barcoördinator, verenigings- en het stichtingsbestuur om daar een oplossing voor te vinden. Natuurlijk zou het vinden van extra vaste vrijwilligers het mooiste zijn, maar nu dat maar niet blijkt te lukken is het ook zaak om te kijken naar andere oplossingen. Verschillende ideeën zijn al de revue gepasseerd en de komende tijd zullen voor komend seizoen een oplossing moeten bedenken. Een idee was het vinden van een groep van 10 of 12 vrijwilligers die een keer of acht per jaar op zaterdag de vrijwilligers aansturen. Na een discussie in het bestuur en het doornemen van de lijst van vrijwilligers is dat toch weer terzijde geschoven. We verwachten dat we niet genoeg mensen kunnen vinden om dat schema vol te krijgen.

Het alternatief dat daarna is besproken, is het aanstellen van een barmanager. Een man of vrouw die de op zaterdag en wellicht de rest van de week de hele organisatie voor zijn rekening neemt. Voor de organisatie betekent dat een forse verandering, want geheel vrijwillig zal dat niet meer gaan. Het betekent dat stichting en vereniging moeten kijken of daar middelen voor vrij te  maken zijn. Daarover is in beide besturen gesproken en zien we dit momenteel als best mogelijke oplossing. Vandaar dat ook besloten is om dit voorstel te bespreken in de komende ALV.

Het zijn de uitdagingen van een groeiende organisatie in een tijd dat vrijwiligerswerk nog wel gewoon is, maar niet vanzelfsprekend. Als vereniging en stichting zoeken we daarin de beste oplossing. Om onze vereniging betaalbaar en bestuurbaar te houden.

Neem contact met ons op

Wij zijn nu niet on-line. Zend ons een berichtje en we nemen z.s.m contact met je op

Niet leesbaar? Verander tekst. captcha txt